• Úvod
  • Aktuality
  • Práce s riziky na projektech: jak s nimi naložit a jak jim předcházet?

Práce s riziky na projektech: jak s nimi naložit a jak jim předcházet?

Naše kolegyně z ukrajinské pobočky Tatyana Bogdan prezentovala v Kyjevě na konferenci Den logistiky své zkušenosti, jak se vyhnout chybám a minimalizovat rizika na projektech.

Každé podnikání provází i nezdary v projektech. Síla spočívá v tom, že je nezamlčujeme, ale mluvíme o nich a hledáme v nich poučení, je přesvědčena Tatyana Bogdan, obchodní ředitelka společnosti LLC Sluno Ukraina. Ve své přednášce na ХХІ. Celoukrajinské konferenci Den Logistiky postupně vyprávěla, jak každý nezdar otevírá možnosti pro další růst a úspěchy.

Projekty a problémy v nich

V projektech, s nimiž jsem se setkala, souvisel každý problém s absencí případně s dysfunkcí jedné ze složek, které si teď vyjmenujeme,” říká Tatyana Bogdan.

Vize - takzvaný celkový pohled, bigger picture, který zahrnuje všechny jednotlivé etapy práce na projektu a také to, jak bude tento projekt ve finále vypadat. Tatyana Bogdan dále poznamenává: „Ze začátku byla vizualizace tohoto typu poměrně problematická, avšak s postupem času jsem se naučila představit si projekt jako celek a především jeho výsledek.”

Výběr systému - najít řešení, které bude odpovídat požadovanému výsledku. Avšak samotný systém není dostačující – potřebujeme také procesy. Když se naučíte vybírat systémy a zvládat procesy, naučíte se vytvářet „bezproblémové“ projekty.

Učila jsem se v EU a USA. Asi největší zkušenost jsem získala ve Walmart, kde jsem v jednom skladu viděla množství technologií, které pracovníci skladu ovládají. Více než 100 000 položek ve skladu Walmart a procento chyb 0,1 %. Poté nás odvezli do 100% automatizovaného skladu, kde bylo velmi málo lidí, ale samotný sklad fungoval jako Tetris. Robot bere balík a my pozorujeme, kam jej na paletě uloží. Z tohoto běžného zboží je zkompletována absolutně rovná paleta podle zadaných parametrů. Jak je tohle možné? Kvalitní informace a master data. Bez toho jsou systémové projekty často odsouzeny k neúspěchu,“ dělí se Tatyana Bogdan o své zkušenosti.

Další složkou je ten správný čas pro projekt. Pojem „čas“ může mít v každém konkrétním projektu velmi mnoho významů. Pro realizaci skladových operací je velice důležité pochopit, kdy vytíženost je a kdy není, jaké jsou požadavky klientů a dodavatelů. Pak je čas velmi důležitý faktor a je třeba naučit se s ním pracovat.

To, jak funguje čas, jsem nejlépe pochopila v Izraeli,” říká Tatyana Bogdan, „protože právě tam jsem studovala fungování fresch chains - řetězců čerstvých dodávek. Když vidíte, jak je mléko doručováno od výrobce do supermarketu ve čtyřiceti stupňových vedrech, tak velice dobře chápete, co má dělat doprava, sklad a řízení zásob, aby vše proběhlo bez problémů.”

Finance - složka, o které není třeba příliš dlouho mluvit: k čemu jsou potřeba peníze, všichni velmi dobře chápou.

Rizika - to je faktor, který je přítomen ve všech projektech. Tatyana Bogdan se dělí o své vlastní zkušenosti: „Neustále jsem hledala odpověď na otázku jak pracovat s riziky. Měla jsem obrovské štěstí, když se mi podařilo dostat se do Japonska, kde jsme absolvovali setkání v Logistické asociaci. Položila jsem otázku - co je nejdůležitější pro fungování logistiky ve vaší zemiJaponští kolegové uvedli tři faktory, z nichž dva se ukázaly být blízké a pochopitelné i pro ukrajinské logistiky - jednalo se o finance včetně ceny logistiky a lidské zdroje. Avšak třetí faktor byl nečekaný - činnost logistiky za okolností „force majeure“.“ Tatyana Bogdan navštívila Japonsko v roce 2013, v roce, kdy došlo k děsivé havárii v jaderné elektrárně Fukušima. Země, která byla na několik let zcela paralyzována, následně učinila pro sebe strategické rozhodnutí vypracovat scénáře, které by umožňovaly správné jednat za mimořádných podmínek.

Na Ukrajině si jen málokdy připravujeme scénáře pro případ mimořádné události,” poznamenává Tatyana Bogdan, „ale protože jsme přece jen schopni představit si strukturu a personál, které jsou důležité z hlediska zabezpečení života lidí a všeho, tak bychom tyto scénáře měli bezpodmínečně mít. Představte si, že instalujete ve skladu systém a v tom okamžiku dojde k hackerskému útoku. Co budete dělat? Je třeba mít plán.”

Lidské zdroje -  to je další důležitý prvek, který nevyžaduje zvláštní vysvětlování. A konečně ten poslední prvek - pro jeho označení Tatyana jednoduše napíše otazník. Vždyť každá společnost má „něco navíc“, co vždy přispěje k úspěšnosti projektu.

Způsoby, jak dostat projekty z problémových úrovní

Pro označení „záchranných kruhů“, s jejichž pomoci lze postupně vyvést projekty z problémové fáze, Tatyana Bogdan nakreslila pyramidu.

První úroveň - okolí a výsledek, kterého potřebujeme dosáhnout.

Druhá úroveň - to, jakým způsobem to chcete udělat.

Třetí úroveň - kompetence, nezbytné pro realizaci záměru.

Čtvrtá úroveň - hodnoty, které projekt obsahuje.

Pátá úroveň- úlohy.

Šestá úroveň - ta je nejdůležitější a zde se Tatyana Bogdan rozhodne vysvětlit její náplň poněkud detailněji: „Často se stává, že projekt úspěšně jede, projektová skupina ideálně funguje,” říká, „proces se blíží k závěru a zdá se, že vše je v pořádku. Úspěšný projekt byl realizován a na skupinu najednou dopadne stres - vše je u konce, co bude dál? Co když další projekt není? Způsob, jak tomuto stresu předejít - to je právě ta hodnota, o které mluvíme. Potřebujeme dát týmu jistotu.“

Jak lze definovat úspěšnost projektu? Tatyana Bogdan popisuje svou vizi: „Musí být spokojený investor - ten, kdo vložil do projektu peníze; pro něj musí být zajištěna návratnost investic. Mimo to musí být spokojený klient a vykonavatel. A za čtvrté musí být spokojený každý (dokonce i ten nejřadovější) účastník projektu.”

Vedoucím projektů Tatyana Bogdan radí používat následující stupnici: 1 až 10. Říká, že pokud pociťujete jistotu na hodnotě 10 a jste schopni kontrolovat všechny oblasti, kdy v každé oblasti používáte podobnou pyramidu, pak ve vašem případě bude každá následující úroveň pyramidy řešit problémy předchozí úrovně. Až najdete hodnotu, budete schopni sestoupit úrovněmi pyramidy zpět a případně něco zkorigovat.

Tak nebo onak, klíčem k vašemu úspěchu je vaše jistota na 10,” říká Tatyana Bogdan, „pokud pociťujete jistotu na 5, zamyslete se, má-li cenu do toho projektu jít. Je-li vaše jistota někde mezi 5 a 10, položte si otázku - co mi chybí. Co bych ještě potřeboval, abych se cítil na 10.”

Image title

Zdroj: https://trademaster.ua/articles/313005





12. 6. 2019

Máte záujem o viac informácií?Dohodnite si s nami nezáväzné stretnutie

Sme pripravení odpovedať na Vaše otázky týkajúce sa našej spoločnosti, aktivít, ponúkaných riešení a produktov a podať Vám maximum informácií. Neváhajte nás kontaktovať, naše služby sú tu pre Vás.

Telefonický kontakt: +420 596 101 511

Kontaktný formulár

Nahor

© 2015 - 2019 Created by people in ARSY line