Pre potreby pokrytia procesu optimalizácie sortimentu je nevyhnutne nutné mať k dispozícii nielen úplné informácie o sortimente ako celku, ale tiež o jednotlivých položkách. Ide o základné informácie o vlastnostiach artiklov (názov, popis, veľkosť a cena), ďalej sa taktiež zohľadňuje obsadený priestor a rozmery, popr. obrázky potrebné na vizualizáciu.
Nevyhnutnou súčasťou správy kmeňových dát sú podchytené procesy výberu nového sortimentu, zalistovanie a vylistovanie položiek a ich umiestnenie na predajnej ploche, ktoré musia byť jasne definované a konzistentné pri prenose informácií a dát.
